Gestión de tiempos, ¿una tarea sencilla?

 

 

18 de abril de 2017

 

 

Artículo de Fernando Mateos, gerente del sector industria en Gfi España, en el diario digital El Empresario.

Sobrellevar las ausencias puede ser muy difícil en la vida personal, pero en el ámbito profesional se convierte en un verdadero reto de gestión para los responsables de servicios que requieren asegurar la presencia de un equipo de profesionales adecuado, tanto en número como en competencias, para garantizar su continuidad y eficacia.

La gestión de las ausencias es siempre una tarea complicada, y más, cuando se necesita una cobertura horaria extendida (trabajo a turnos), pero sobre todo se convierte en “encaje de bolillos” en época de vacaciones, cuando las ausencias son tantas que, por muy cuidadosa que sea la planificación, la cobertura es cuanto menos precaria, de forma que cualquier baja o incidencia adicional puede comprometer el nivel de servicio.

Esta precariedad, no solo afecta al número sino, como decíamos, también a las competencias disponibles. De forma habitual la solución más directa es la incorporación de personal de sustitución, que normalmente, por su menor experiencia en la empresa, cuenta con una menor capacidad de respuesta en situaciones inesperadas o excepcionales.

Dado lo crítico de la tarea, generalmente esto se les encomienda a los profesionales de operaciones de mayor experiencia, que dedican a ello una proporción nada despreciable de su tiempo. Por ello, las herramientas para gestionar sus equipos en el menor tiempo posible, son siempre bienvenidas.

El trabajo de “gestión de tiempos” tiene típicamente dos fases: de planificación (año/mes) y de seguimiento (semana/día). En muchas ocasiones se utilizan métodos “semi-manuales” con ayuda de planillas en papel o de hojas de cálculo y modelos de asignación comprobados por la experiencia. Pero hay un problema de escala: típicamente a partir de 30-40 profesionales a turnos, la complejidad empieza a ser excesiva, y, sobre todo, la gestión de incidencias y ausencias no programadas se convierte en una pesadilla.

Dividir el equipo en “piezas” manejables manualmente, es una solución válida cuando no se dispone de una herramienta global lo suficientemente potente, pero esta opción resulta ineficiente al derivar en falta de uniformidad (la gestión de los “sub-responsables” de cada una de esas piezas puede diferir sustancialmente – problemas para RRHH), y además agrava la falta de visibilidad del proceso, difícil en toda solución manual.

Las herramientas IT de “Gestión de Tiempos y Actividades” surgen como una potente ayuda para estos problemas de organización y gestión, actuando como “multiplicadores” de las capacidades del experto, que será su usuario principal, pero aportando, al tiempo, valiosas funcionalidades al resto de actores. Por ejemplo, mejorará la eficiencia y calidad de servicio de la Dirección de Operaciones; aportará a RRHH una gestión avanzada del absentismo (integrando sistemas de control de acceso, si existen), un enlace directo con la nómina (evitando errores e incidencias) y una herramienta para garantizar la equidad en la asignación de tareas y remuneraciones; otorgará a la Dirección General, una visibilidad global en tiempo real, a incorporar en su cuadro de mando. Y todo esto, sin olvidar a los propios profesionales, a los que les permite consultar su planificación, notificar ausencias, proponer intercambios con compañeros, comprobar directamente la equidad de las asignaciones etc.

En conclusión, para una organización de ciertas dimensiones, dotarse de herramientas de “Gestión de Tiempos y Actividades” es la mejor solución… para evitar echar de menos a algún profesional crítico, en el momento más inoportuno.

Fuente original: El Empresario

 

 

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